Yetki, Görev ve Sorumluluklar

                                                                         İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı'nın Yetki, Görev ve Sorumlulukları
 
1. Yetki:

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve ilgili mevzuatlar çerçevesinde aşağıda belirtilen yetkilere sahiptir:

1. Başkanlık görevlerinin Rektörlük Makamı tarafından belirlenen amaç, ilke ve programlara uygun olarak etkili ve verimli biçimde yürütülmesi amacıyla gerekli uygulamaları başlatma ve tedbirleri alma yetkisi.

2. Görevlerin daha etkin, süratli ve verimli yürütülebilmesi amacıyla gerekli yapısal ve yönetsel iyileştirmelere ilişkin öneriler geliştirerek, Genel Sekreterlik Makamı’na sunma yetkisi.

3. Başkanlık bünyesinde görevli personelin yıllık izin kullanımı, görevlendirme, yer değişikliği, takdirname, ödül ve disiplin işlemleri gibi konularda teklif ve önerilerde bulunma yetkisi.

4. Üniversite bütçesinden Başkanlığa tahsis edilen ödeneklerin etkin kullanımına yönelik olarak, bütçe planlaması ve uygulamasına dair görüş ve teklif sunma yetkisi.

5. Satın alma işlemleri, taşınır kayıt ve kontrol işlemleri, bakım ve onarım hizmetleri, haberleşme, evrak ve arşiv faaliyetlerine ilişkin gerekli tedbirlerin alınması konusunda öneride bulunma yetkisi.

6. Üniversitenin ihtiyaç duyduğu araç, gereç ve malzemenin mevzuata uygun şekilde temini ile ilgili hizmet süreçlerini yürütme ve uygulama yetkisi.

7. Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım ve onarım gibi genel hizmetlerin gerçekleştirilmesini sağlamak veya bu hizmetlerin ilgili birimlerle iş birliği içinde yürütülmesini koordine etme yetkisi.

8. Üniversite yerleşkelerindeki güvenlik hizmetlerinin yürütülmesine yönelik gerekli tedbirleri alma, hizmetin etkinliğini değerlendirme ve iyileştirme önerileri sunma yetkisi.

9. Sivil Savunma planlarının uygulanmasına yönelik faaliyetleri organize etme, bu kapsamda kamu kurumları ile koordinasyonu sağlama ve gerekli düzenlemeleri yapma yetkisi.

10. Afet ve acil durumlara ilişkin hazırlık, önleme ve müdahale süreçlerinde görev alacak personelin belirlenmesi, eğitilmesi ve tatbikatların düzenlenmesi ile ilgili organizasyonları yürütme yetkisi.

11. Üniversite kaynaklarının etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını teminen kontrol, denetim ve değerlendirme faaliyetlerini başlatma ve gerekli raporlamaları yapma yetkisi.

12. Hizmet kalitesini artırmaya yönelik süreç analizleri yapmak, hizmet içi eğitimlerin düzenlenmesini talep etmek ve stratejik gelişim önerilerinde bulunma yetkisi.

13. Üniversitenin taşınır ve taşınmaz mal yönetimi ile ilgili iş ve işlemlerde görevli personele rehberlik etme ve yönlendirme yapma yetkisi.

14. Başkanlığın görev alanına giren hususlarda uygulamada karşılaşılan sorunların çözümüne yönelik idari düzenleme teklifleri geliştirme ve ilgili mercilere sunma yetkisi.

15. Rektörlük ve Genel Sekreterlik makamlarınca verilen yetkiler kapsamında Başkanlık faaliyetlerinin planlanması, koordine edilmesi ve uygulanmasının takibi için gerekli kararları alma ve uygulama yetkisi.

 
2. Görev:
1. Hizmet faaliyetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun ve en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak.
 

2. Birimin işlerinin en az masrafla, tespit edilmiş kalite, miktar ve zaman standartları çerçevesinde gerçekleştirilmesini sağlamak üzere, bağlı personeli sürekli olarak denetlemek.

3. Birimin temel fonksiyonu olarak belirtilen ve doğrudan yönetilen faaliyetlere ilişkin olarak yönetim düzeyinde genel politikalar ve grup politikaları ile uyumlu politikalar belirlemek, bu hususta Genel Sekretere önerilerde bulunmak.

4. Yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlamak ve Genel Sekretere sunmak.

5. Astların belirlenen politikaları anlamalarını ve belirlenmiş faaliyetlerin uygulanmasını, yerine getirmelerini sağlamak.

6. Birim faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için, birimine tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik olarak hedefler ve standartlar belirlemek.

7. Temel fonksiyon olarak belirlenen faaliyetlerin etkin, verimli, ekonomik ve nitelikli olarak yerine getirilebilmesi için kendinin ve astlarının faaliyetlerini programlamak ve çizelgelemek. Rutin işlerin formlara bağlanmasına, işlerin basitleştirilmesine çalışmak, sonucu Genel Sekretere bildirmek.

8. Birimdeki personel arasında ve bunlarla organik görev ilişkisi bulunan diğer birimlerin personeli arasında uyumlu bir haberleşme ve işbirliği düzenini kurmak, onay için Genel Sekretere önermek.

9. Birim içinde etkin bir kayıt ve dosyalama sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek.

10. Birim faaliyetlerinin etkin bir şekilde uygulanıp, yürütülebilmesi için gereken düzeyde sorumluluk ve yetkiyi astlarına devretmek, sonuçlara yönelik sorumluluk ve yetkiyi elinde tutmak.

11. Birimdeki kadrolara ilişkin görevler, yetkiler ve sorumluluklar ile bu kadro görevlerine atanacaklarda aranan özel niteliklerde değişikliği gerektiren hususları tespit etmek, Genel Sekretere önermek.

12. Daire faaliyetlerinin yürütülebilmesi için gerekli elemanların seçiminde, görevden alınmalarında, terfi ve atamalarında, ödüllendirme ve cezalandırmalarında Genel Sekretere öneride bulunmak.

13. Daire Başkanlığı içerisinde personel hareketlerine ilişkin önerileri incelemek, değerlendirmek, onaylamak.

14. Sürekli olarak personelin eğitim ihtiyacını tespit etmek, sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için gerekli bilgi donanımına erişimini sağlamak. Astları tarafından önerilen hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını incelemek, bu hususta programlar hazırlamak. Genel Sekretere iletmek,

15. Astlar için gerekli yönlendirmeyi yapmak, astların işlerini koordine etmek, gerektiğinde yardımcı olmak.

16. Üniversitenin ihtiyacı olan ve birimlerce talep edilen taşınır ve taşınmaz malların, araç, gereç ve hizmetlerin cari mevzuata göre satın alma, kiralama işlemlerini yürütmek.

17. Üniversitemiz birimlerinin temizlik hizmetlerinin yürütülmesini ve denetlenmesini sağlamak, güvenlik görevlilerinin görev, yer ve sürelerini belirten aylık nöbet listelerinin hazırlanmasını ve kontrol edilmesini sağlamak.

18. Aylık bütçe harcamalarının kontrolü ve içinde bulunan günün mali durumun incelenmesini, gerektiğinde ilgili yerlere bilgi verilmesini sağlamak.

19. Tahakkuk işlemlerinin ilgili mevzuata uygun olarak sağlıklı ve süratli düzenlenmesini sağlamak.

20. Başkanlığa havale edilen iş ve evrakların astlara havalesini yapmak ve gereğini sağlamak, cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

21. Bağlı personelinin, günlük mesaiye geliş ve gidişlerini kontrol ederek iş disiplinini sağlamak.

22. Rektörlük, Fakülte, Enstitü, Yüksekokullar ve Diğer Birimler ile Daire Başkanlıklarının ihtiyacı olan malzeme ve hizmetlerin, (03-Mal ve Hizmet Alımları Giderleri ),  (06-Sermaye Giderleri) serbest ödenekler nispetinde satın alma işlerini yürütmek.

23. Üniversitemize ait telefon, elektrik, su ve doğalgaz faturalarının tahakkuklarını yapmak.

24. Başkanlığımız personelinin yurtiçi sürekli ve geçici görev yollukları (emekli yollukları) ile yurtdışı yolluk işlemlerini ve tahakkuklarını yapmak.

25. Üniversitemiz Rektörlük ve Bağlıbirimlerinin bağış ve hibe malzemelerin işlemlerini yürütmek, (06-Sermaye Giderleri) Ekonomik kodundaki Makine Teçhizat alımlarının Taşınır Kayıt Kontrol işlemlerini (her türlü malzemenin giriş-çıkış, depolama, zimmet, terkin, devir, sayım vb.) yapmak.

26. Rektörün vereceği diğer görevleri yürütmek.
 

3. Sorumluluk:

İdari ve Mali İşler Daire Başkanı, üniversite bünyesindeki görev ve hizmetlerin; Anayasa, Yükseköğretim Kanunu, 124 sayılı KHK, kamu mali yönetimi mevzuatı, Devlet Memurları Kanunu, ilgili yönetmelikler, yönergeler, iç genelgeler, Yükseköğretim Kurulu kararları, Rektörlük talimatları ve diğer yürürlükteki mevzuat hükümlerine uygun biçimde, zamanında, etkin ve verimli olarak yerine getirilmesinden; yetki devri halinde dahi iş ve işlemlerin mevzuata ve kurum politikalarına uygun yürütülmesinden doğrudan Genel Sekretere karşı sorumludur.